Ada sebuah pertanyaan yang menarik yaitu mengapa perubahan proses bisnis tidak menjawab kebutuhan bisnis perusahaan. Padahal bila di tinjau lebih jauh berubah bertujuan untuk mampu menjadikan perusahaan lebih efisien dan efektif dalam menjalankan bisnisnya. Hal ini bertolak belakang dengan beberapa implementasi proses bisnis di banyak perusahaan.
Fenomena Perubahan Proses Bisnis
Kita sering mendengar banyak perusahaan berusaha untuk melakukan perubahan proses bisnis. Ada banyak cara yang dilakukan oleh perusahaan tadi mulai dari perubahan struktur organisasi sampai dengan optimasi proses bisnis. Namun pendekatan keduanya tidak banyak memberikan hasil yang diharapkan.Seberapa sering kita mendengar perusahaan berusaha untuk melakukan perubahan struktur. Tentu sangat sering, bukan? Nama jabatan berubah. Nama posisi berubah. Tetapi apa yang dilakukan tetapi hal yang sama. Inilah permasalahan dasarnya. Perubahan struktur tidak dibarengi dengan proses bisnis baru.
Demikian pula dengan para pelaku dari proses bisnis. Sering melihat apa yang dilakukan adalah dengan mengganti orang yang melakukan proses bisnis. Dan hasilnya masih tetap sama tidak seperti yang diharapkan. Tentu hal ini menjadi sebuah pertanyaan mengapa perubahan struktur dan pergantian pelaku bisnis tidak memberikan hasil yang diharapkan.
Hal sama terjadi juga saat perusahaan melakukan optimasi proses bisnis. Banyak perusahaan berusaha untuk menggabungkan proses bisnis menambah proses bisnis atau menghapus sebuah proses bisnis. Hal yang terjadi adalah beberapa proses dilakukan oleh sebuah unit. Sementara ada sebuah unit bisnis yang tidak melakukan aktivitas sebagaimana yang seharusnya.
Ini adalah sebuah implikasi dari sebuah optimasi proses bisnis perusahaan untuk menyederhanakan proses bisnis yang ada. Alih-alih perubahan proses bisnis diharapkan untuk membuat proses menjadi lebih efisien ternyata tidak seperti yang diharapkan. Ada pertanyaan mengapa ini terjadi?
Perubahan IT Tool juga tidak mendukung
Ada pendekatan lain yang dilakukan oleh perusahaan yaitu dengan melakukan implementasi sistem. Seperti halnya melakukan implementasi paperless. Sebuah perusahaan berusaha untuk mengubah proses bisnis alir dokumen yang berbasis manual menjadi sistem elektronik. Memang perusahaan menjadi lebih efisien dari sisi penggunaan kertas. Pertanyaan berikutnya adalah apakah implementasi paperless ini dapat membuat aktivitas bisnis menjadi lebih efektif?Jawabannya sebagian merasa kurang puas dengan apa yang dirasakan dari implementasi sistem informasi ini. Kembali ke pertanyaan sebelumnya mengapa implementasi teknologi informasi ini tidak membuat aktivitas menjadi lebih efektif?
Paradigma Perubahan Proses Bisnis
Setidaknya ada dua hal yang menyebabkan implementasi perubahan struktur organisasi dan investasi sistem informasi tidak menjadikan aktivitas bisnis menjadi lebih efektif. Paradigma pertama adalah perubahan proses bisnis yang dilakukan tidak menyentuh ketidakefisienan mereka.Seperti contoh perubahan proses bisnis dalam proses pengadaan misalkan, masih tetap melalui rantai unit kerja yang panjang. Padahal bila dilihat lebih lanjut ketidakefisienan terjadi pada rantai proses yang panjang dalam membuat sebuah keputusan. Sehingga dibutuhkan lebih dari tiga sampai lima unit bisnis untuk dapat mengambil keputusan akhir.
Demikian pula dengan penerapan teknologi informasi apa yang dilakukan hanyalah melakukan perubahan proses bisnis manual kedalam bentuk komputer. Hal ini tentu saja tidak menyentuh ketidakefisienan proses bisnis yang ada. Proses-proses yang tidak efisien hanya dipindahkan sistem komputer sehingga yang dihasilkan masih tetap sama.
Paradigma kedua yang menarik adalah makalah melakukan optimasi proses bisnis yang digunakan adalah kondisi perusahaan saat itu. Sehingga apapun yang dilakukan oleh perusahaan dalam perubahan proses bisnis tidak mampu untuk mendukung bisnis perusahaan di masa mendatang. Setiap kali perusahaan melakukan perubahan strategi bisnis, proses bisnis lalu tertinggal satu langkah. Perubahan bisnis harus dilakukan secara mendasar untuk mendukung strategi bisnis yang baru.
Dari paradigma kedua ini kita dapat melihat bahwa perubahan proses bisnis harus memperhatikan arah strategi bisnis dari perusahaan. Aktivitas proses bisnis harus selalu membawa lingkungan kompetisi perusahaan di masa mendatang sehingga efisiensi dan efektivitas yang dilakukan tidak hanya fokus pada masa sekarang. Disinilah manfaat perubahan proses bisnis yang mengantisipasi masa mendatang berusaha menjadi lebih kompetitif dengan mendisain proses bisnisnya terhadap lingkungan baru di masa mendatang. Proses bisnis menjadi sebuah resource yang kompetitif bagi perusahaan.