Pertanyaan selanjutnya adalah bagaimana kita mendesain ulang proses bisnis? Hal ini penting dilakukan agar kita dapat dilakukan dengan lebih baik dan benar. Hal ini tentu saja sulit dilakukan apabila kita tidak mengetahui apa yang kita inginkan dengan melakukan perubahan proses bisnis. Sehingga langkah pertama yang harus dilakukan adalah dengan mendefinisikan tujuan dari perubahan proses bisnis itu sendiri. Dengan demikian kita memiliki sebuah parameter yang bisa dijadikan referensi pada saat proses bisnis baru dibuat.
Berikut merupakan beberapa tips yang dapat digunakan sebagai referensi dalam mendisain proses bisnis baru,
Menghentikan pola pikir lama yang dimasukan ke dalam IT
Disini kita harus melihat dari sisi pandang yang baru sebagaimana kita harus berhenti menggunakan pola berpikir lama yang dimasukan ke salam sistem IT. Mengapa hal ini penting? Karena tujuannya adalah agar kita tidak terjebak dengan pola berpikir lama yang dibatasi oleh keberadaan sistem. Dengan membuat sebuah batasan itu sendiri, kita sudah membatasi kemungkinan melakukan efisiensi dan efektivitas terhadap proses bisnis yang akan kita bisa desain.Sebagai contoh kita mungkin telah memiliki sebuah sistem yang berhubungan dengan banyak unit bisnis. Karena kita menyayangkan implementasi yang telah dilakukan, kita terjebak untuk menggunakan sistem yang lama. Hal ini tentu saja membawa implikasi kepada penggunaan proses bisnis yang lama sehingga tidak dapat berangkat ke proses bisnis yang baru.
Hal ini merupakan sebuah contoh dimana kita sering terjebak di dalam sebuah proses bisnis yang sudah sangat melekat terhadap struktur dan tools yang digunakan. Sehingga langkah kedua yang harus dilakukan adalah kita menghentikan pola pikir lama yang telah digunakan maupun penerapannya di dalam teknologi informasi.
Membuang proses bisnis
Tadi kita sudah melepaskan diri dari jeratan pola berpikir lama yang melibatkan sistem IT dan struktur yang lama. Langkah berikutnya adalah membuang proses bisnis yang telah kita miliki sekarang. Hal ini bertujuan agar kita dapat mengeksplorasi peluang peluang efisiensi dan efektivitas yang dapat kita peroleh di situasi yang baru.Menggunakan kacamata baru tentunya akan membuat kita menjadi lebih jelas dalam melihat segala sesuatu.
Kita dapat melihat peluang peluang yang selama ini tidak efisien yang dilakukan oleh proses bisnis terdahulu. Demikian pula dengan aktivitas yang menyebabkan tujuan bisnis tidak dapat dicapai secara efektif. Dengan melepas segala batasan proses bisnis terdahulu, kita mampu untuk membuat sesuatu yang lebih baik lagi.
Memulai segalanya dari awal
Kini saatnya kita menyusun segalanya dari awal kita dapat memulai melihat secara lebih luas tanpa dibebani oleh kondisi yang lalu. Sekarang kita menuju kebebasan untuk mendisain proses bisnis yang baru, tidak melalui proses desain ulang tetapi benar benar sesuatu yang baru. Kita bisa mulai dengan banyak hal tetapi yang lebih penting di sini adalah sesuatunya dengan kacamata baru.Kita bisa mulai dengan mengeksplorasi potensi-potensi yang berorientasi kepada pelanggan dan menyusun struktur yang baru. Struktur ini tentu saja untuk mendukung proses bisnis yang dibuat. Memulai proses bisnis yang baru dari awal diharapkan proses bisnis ini akan menerapkan prinsip efisiensi dan efektivitas dalam mengelola bisnis.
Memanfaatkan IT tool dengan proses yang baru
Apabila kita telah selesai mendefinisikan proses bisnis dan struktur organisasi yang baru, tentunya langkah berikutnya adalah bagaimana proses bisnis dapat didukung oleh teknologi informasi. Keberadaan proses dan struktur organisasi akan memberikan efek yang paling baik dengan penggunaan tools yang tepat.
Tentu saja ini akan membawa implikasi terhadap implementasi teknologi informasi yang baru. Pemanfaatannya pun dapat dilakukan dengan cara menggunakan sumber daya yang ada atau melakukan investasi baru. Namun pada prinsipnya adalah proses bisnis yang baru harus didukung oleh teknologi informasi yang tepat.